L’argent fait tourner le monde – et être payé est essentiel pour gérer votre entreprise. Cependant, cela ne garantit pas que les clients paieront à temps. Les retards de paiement sont un casse-tête en termes de trésorerie pour votre entreprise et pour vos comptables. Heureusement, vous pouvez soulager une certaine anxiété au sein de votre équipe financière grâce à des outils pour automatiser vos processus de comptes clients.
Automatisation des comptes clients
Le logiciel d’automatisation des comptes clients aide les entreprises à rationaliser leurs processus de facturation et de paiement clients, en garantissant que les factures sont émises correctement afin d’éviter les retards dus à des numéros de référence manquants ou à une livraison au mauvais destinataire.
L’une des technologies derrière l’automatisation s’appelle l’automatisation des processus robotiques (RPA), un type d’automatisation de base qui combine l’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique.
La RPA est une technologie populaire utilisée pour automatiser les processus financiers fastidieux et chronophages. Le logiciel RPA peut automatiser les processus de comptes clients tels que la création de factures et d’autres documents basés sur les données et les modèles de l’entreprise, l’impression par lots et l’envoi de documents et d’e-mails, l’envoi de rappels électroniques à des dates fixes et le rapprochement des paiements.
Dans cet article, nous aborderons plusieurs raisons pour lesquelles vous devriez mettre en œuvre l’automatisation des comptes clients dans votre équipe financière. Entre autres choses, nous discuterons des avantages tels que l’amélioration de la conformité en matière de sécurité, le gain de temps et les économies d’argent.
1. Économisez du temps et de l’argent
Le coût du travail manuel est élevé – il n’est pas surprenant qu’il s’agisse d’une activité parmi tant d’autres. dépenses les plus importantes. À mesure que votre entreprise se développe, ces coûts continuent d’augmenter lorsque vous devez embaucher du nouveau personnel pour suivre toutes vos tâches administratives et de traitement des factures.
Il est frustrant que votre équipe doive effectuer des tâches fastidieuses et répétitives, sachant que les coûts de main-d’œuvre manuelle affectent négativement les résultats de votre entreprise. Après tout, votre travail consiste à garantir que l’entreprise réalise et conserve autant de bénéfices que possible.
La principale raison de mettre en œuvre l’automatisation dans votre équipe financière est d’économiser du temps et de l’argent. Un logiciel d’automatisation peut vous aider à gagner du temps, entre autres :
- Création rapide de factures avec des modèles prédéfinis et des données d’entreprise
- Envoi automatique de rappels de paiement aux clients
- Impression par lots ou envoi de documents aux clients
Ce logiciel aide votre entreprise à augmenter sa productivité, à augmenter son chiffre d’affaires et à économiser de l’argent sur les dépenses de main-d’œuvre manuelle. Un bonus : la numérisation et l’automatisation de vos processus vous permettent d’économiser sur la charge financière des frais de port, de papier et d’encre, dont nous parlerons plus loin.
2. Augmentez la satisfaction de vos employés
Vos employés pourraient ne pas être satisfaits de leur travail. La paperasse sur leur bureau ne cesse de s’accumuler, et déterrer d’anciennes factures pour envoyer un autre rappel à vos clients est fastidieux et frustrant. Vous savez qu’ils travaillent dur, mais rien n’est fait.
Travailler quotidiennement avec les mêmes tâches sans trop de variations peut donner l’impression d’être coincé. Ce qui était autrefois une perspective passionnante les laisse maintenant ternes et déprimés à l’idée d’une autre journée de travail : ils veulent retourner à des tâches qui les satisfont et les rendent fiers de leur travail.
L’automatisation de votre processus de comptes clients est un moyen infaillible d’améliorer la satisfaction des employés. En supprimant les tâches manuelles, vous allégez le fardeau de cette pile de paperasse apparemment interminable et vos employés peuvent rentrer chez eux à temps !
3. Aidez à préserver l’environnement
Les entreprises Les processus papier sont non seulement obsolètes, mais ont également un impact négatif sur la planète. En fait, la production de papier est l’une des principales causes de pollution dans le monde : elle pollue l’eau, l’air et la terre. On estime que 50 % du papier imprimé finit à la poubelle à la fin de la journée, ce qui représente un cycle de vie extrêmement court.
La numérisation de vos processus et la dématérialisation profiteront non seulement à l’environnement, mais par ailleurs à vous ! L’élimination du papier de vos processus de comptabilité clients réduit le gaspillage de papier et les cartouches d’encre non biodégradables. Réduire l’empreinte carbone de votre entreprise contribue à sauver les arbres et à prévenir la pollution de l’eau, vous permettant ainsi de vous sentir bien en collaborant pour l’environnement.
Laissez Continia faire le travail
Les solutions Continia effectuent à votre place les travaux fastidieux et répétitifs afin que vous puissiez vous détendre et faire votre travail sans craindre d’être surchargé. Continia Document Output est une solution de distribution automatisée de documents qui vous permet de vous éloigner des tâches manuelles et de profiter à nouveau de votre travail.
Certaines fonctionnalités clés de Document Output sont :
- Plus de 40 modèles prêts à l’emploi pour plus de rapidité et de flexibilité
- Envoyez ou imprimez des documents par lots pour gagner du temps
- Obtenez un aperçu complet des besoins de facturation de vos clients
- Connectez-vous au réseau Peppol
- Fusionnez et joignez automatiquement les PDF des factures de vente en retard aux rappels
- Signez et filigranez ou protégez par mot de passe vos PDF pour éviter toute falsification de documents
- Configurez des règles qui garantissent automatiquement que les destinataires obtiennent ce dont ils ont besoin quand ils en ont besoin et comment ils doivent le recevoir.
Pour en savoir plus sur la façon dont Continia Document Output peut vous aider à augmenter votre productivité et à améliorer vos résultats, cliquez sur le lien ci-dessous.
