Définition de la facture électronique
Selon l’ordonnance du 15 septembre 2021, une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous format numérique. Parmi les formats approuvés, on distingue :
- UBL : format Universal Business Language ;
- CII : Cross Industry Invoice ;
- Format hybride : combinaison des formats PDF et XML.
Seule la conformité aux réglementations européennes permet à la facture électronique d’être reconnue comme valide. Les principales obligations à respecter sont :
- Lisibilité : garantir que les données soient lisibles;
- Authenticité : la facture électronique doit avoir un caractère authentique grâce à la signature électronique de l’émetteur;
- Intégrité : le contenu ne doit pas être modifiable.
À l’époque, les pionniers de la facturation électronique cherchaient des alternatives aux factures traditionnelles en papier afin d’accélérer les processus administratifs. L’une des premières applications concrètes de la facturation électronique a été mise en place en France avec le développement du modèle de facture électronique Telemat.
Avantages de la facturation électronique
Pour les entreprises
- Économies de coûts : La facturation électronique élimine les coûts liés aux factures papier, tels que l’impression, les frais d’affranchissement et le stockage physique.
- Meilleure traçabilité : Les factures électroniques sont facilement traçables du moment de la création jusqu’au paiement.
- Paiement simplifié : Les factures électroniques peuvent être intégrées directement dans les systèmes de paiement des clients, facilitant le paiement sans nécessiter de saisie manuelle.
Impact environnemental
En optant pour les facturations électroniques, les entreprises limitent leur empreinte carbone tout en évitant l’abattage des arbres et la production de tonnes de déchets de papier. Moins de papier signifie également une réduction des coûts liés à l’impression, aux frais postaux et au stockage physique des factures.
Fonctionnement de la facturation électronique
Le fonctionnement de la facturation électronique repose sur des technologies spécifiques qui permettent une interaction transparente entre les systèmes informatiques des entreprises. Généralement, les entreprises utilisent un logiciel de facturation électronique pour générer des factures électroniques.
Les différentes étapes de la facturation électronique
Pour mettre en place la facturation électronique, il faut passer par différentes étapes, notamment :
- Création de la facture électronique ;
- Envoi de la facture électronique par des méthodes sécurisées, telles que des plateformes d’échange électronique ou des courriels sécurisés ;
- Réception et traitement automatique de la facture côté destinataire ;
- Paiement facilité grâce à l’intégration directe dans les systèmes de paiement du client.
Choix et mise en place d’un système de facturation électronique
Pour mettre en place la facturation électronique au sein de leur entreprise, il est nécessaire de choisir un logiciel de gestion comptable ou un système de facturation électronique adapté à leurs besoins. Une fois le système en place, il est important de former le personnel sur son utilisation et d’intégrer les partenaires commerciaux dans ce nouveau processus.
Avec la mise en place de normes telles que l’UBL, le CII et le format hybride, les factures électroniques garantissent la lisibilité, l’authenticité et l’intégrité des données.
En résumé, la facturation électronique se présente comme une véritable révolution dans le domaine de la facturation. La mise en œuvre de la facturation électronique nécessite une transition en douceur avec les clients et fournisseurs, ainsi qu’une conformité stricte aux réglementations. Une fois intégrée, cette pratique offre des échanges rapides et sécurisés, propulsant les entreprises dans une nouvelle ère de la gestion comptable.
