Votre équipe chargée de la comptabilité fournisseurs se noie dans une pile de documents qui ne cesse de croître. Elle est tellement occupée que vous devez embaucher du personnel pour faire face à la charge de travail. C’est le signe que vos processus de comptabilité fournisseurs actuels sont dépassés et que vous devez prendre des mesures pour les repenser et les optimiser. Il est temps de s’attaquer à la cause plutôt que de traiter le symptôme.
Faire l’inventaire
Faites l’inventaire de vos processus actuels. Mesurez le temps passé à les exécuter et vérifiez s’il existe des différences dans la manière dont les différentes personnes les exécutent. Si votre service comptabilité passe trop de temps à gérer les comptes fournisseurs, il est temps de réévaluer vos processus actuels.
Standardisez vos processus de comptabilité fournisseurs
Examinez la manière dont votre service chargé des comptes fournisseurs s’acquitte de ses tâches. Prenez note du temps qu’ils mettent à traiter les factures et de leur processus. Un moyen sûr de rationaliser vos comptes fournisseurs est d’élaborer des procédures normalisées que tous les employés doivent suivre.
Passer au tout numérique
La numérisation de votre lieu de travail présente de nombreux avantages, le plus important étant probablement la suppression du papier. Le passage au zéro papier n’est pas seulement bénéfique pour l’environnement, il l’est aussi pour la santé mentale de vos employés. Dites adieu aux documents papier qui s’empilent sur votre bureau.
L’utilisation du papier présente de nombreux inconvénients pour votre entreprise :
- Les factures et autres documents essentiels peuvent être facilement perdus, égarés ou endommagés
- L’impression de documents papier est coûteuse.
- Les documents papier archivés peuvent poser des problèmes d’espace de stockage
- Les informations sensibles peuvent être facilement volées
- La collaboration entre collègues est limitée.
Vous pouvez éliminer le papier de votre bureau en utilisant un logiciel ERP tel que Microsoft Dynamics 365 Business Central. Ce système vous permettra de traiter numériquement de nombreux processus nécessitant beaucoup de papier, par exemple la réception de factures électroniques, l’approbation de factures et de documents électroniques, et l’archivage de factures payées et d’autres documents électroniques.
La communication entre vous et vos collègues s’améliore également lorsque vous passez au numérique, car vous pouvez collaborer simultanément sur des documents en ligne.
Éliminer la saisie manuelle des données
La saisie manuelle des données prend beaucoup de temps et, franchement, c’est un processus dépassé. La technologie de reconnaissance optique des caractères (OCR) permet de reconnaître et de capturer automatiquement les données de tout document électronique ou scanné. L’OCR réduit le temps passé à taper manuellement et les erreurs de saisie. Non seulement vous économiserez des coûts sur les tâches manuelles, mais vous constaterez par ailleurs une augmentation du niveau de satisfaction des employés.
Archivez efficacement vos documents
Le stockage manuel ou la recherche de documents dans des archives prend du temps, et l’espace de stockage physique doit augmenter avec le temps. Grâce à un logiciel ERP, vous pouvez stocker vos documents sous forme numérique et les consulter rapidement. Le stockage des documents financiers de votre entreprise dans le nuage offre une grande souplesse : tous les employés autorisés peuvent interagir avec ces documents et y accéder de n’importe où.
Mise en place d’un logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs
Vous devez envisager l’automatisation des comptes fournisseurs si vous souhaitez numériser votre lieu de travail et rationaliser vos processus de comptabilité fournisseurs. De nombreuses solutions logicielles disponibles sur le marché visent à automatiser les processus de comptabilité fournisseurs. Les logiciels d’automatisation des comptes fournisseurs exécutent les tâches répétitives et fastidieuses, ce qui vous permet de vous concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
L’automatisation de la comptabilité fournisseurs englobe certaines des étapes mentionnées ci-dessus, telles que la technologie OCR et l’archivage numérique. Elle rationalise le traitement des données des factures de manière que les données soient saisies, approuvées, payées et archivées en quelques clics.
Conseils
De nombreux services financiers ont des réactions mitigées face à l’automatisation des fonctions financières. Certaines l’accueillent à bras ouverts, tandis que d’autres sont réticentes au changement. Votre service peut être réticent pour diverses raisons. Certains peuvent penser que leurs processus actuels fonctionnent bien, tandis que d’autres peuvent craindre de perdre leur emploi.
La perte d’emploi n’est toutefois pas la seule conséquence de l’automatisation. De nombreuses entreprises choisissent d’améliorer les compétences de leur personnel chargé de la comptabilité analytique. Ils collaborent plus étroitement avec les autres départements et recueillent des informations fondées sur des données afin de découvrir des moyens de développer leur activité.
Donnez un coup de jeune à votre comptabilité fournisseurs avec Continia
Si votre service financier cherche à utiliser ou utilise actuellement Microsoft Dynamics 365 Business Central, nous pouvons vous aider. Document Capture automatise l’ensemble de votre processus de comptabilité fournisseurs. Elle permet d’automatiser les tâches monotones, de réduire la paperasserie et les erreurs, et de créer de l’espace pour une réflexion perspicace et stratégique. Cela se traduit par une augmentation de la satisfaction générale au travail et crée de la valeur au sein de votre département financier.
Les fonctions d’automatisation comprennent :
- OCR pour capturer et traiter les factures
- Génération de pistes d’audit
- Archivage numérique
- Acheminement du flux d’approbation
- Correspondance à trois niveaux
- Prise en charge de la gestion multi-entités
