Paiements en retard, factures égarées et manque de visibilité : votre équipe financière ne peut pas fonctionner efficacement si elle est bloquée dans le traitement manuel des factures. Les directeurs financiers qui cherchent à optimiser l’efficacité de leur équipe devraient envisager d’automatiser les flux de travail financiers.
Définir l’automatisation du flux de travail
La mise en œuvre de l’automatisation sur le lieu de travail est un défi. Les directeurs financiers doivent d’abord comprendre les bases de l’automatisation des flux de travail et identifier les domaines à optimiser au sein de leur service financier.
L’automatisation des flux de travail est une approche qui adopte la technologie comme moyen d’exécuter des processus métier de manière autonome.
L’objectif est de réduire l’implication humaine dans des processus manuels spécifiques et répétitifs. La suppression du besoin de saisie manuelle des données et des tâches minimise les erreurs et le temps d’attente, ce qui encourage des temps de traitement plus rapides.
Flux de travail à automatiser
La première étape vers l’automatisation des flux de travail dans votre service financier consiste à identifier les tâches qui ralentissent vos opérations et celles qui bénéficieraient le plus de l’automatisation. Ces tâches impliquent la saisie manuelle des données, les corrections, les approbations de documents et les paiements.
Nous verrons ci-dessous quels processus d’automatisation des flux de travail sont populaires parmi les équipes financières et quelles fonctions peuvent être automatisées.
Comptes à payer
L’automatisation des comptes créditeurs ou des comptes fournisseurs est l’un des choix les plus populaires car il s’agit de la fonction la plus gourmande en papier et la plus longue en finance. Les fonctions pouvant être automatisées sont :
- Facturation : utilisez exclusivement la facturation électronique pour réduire le papier
- Approbations – rationalisez le processus d’approbation grâce au routage automatisé
- Saisie manuelle des données – numériser des documents et capturer automatiquement des données
- Correspondance : faites automatiquement correspondre, vérifiez et approuvez vos factures d’achat par rapport aux commandes et aux retours
- Codage du Grand Livre – appliquer le codage automatiquement pendant le traitement OCR
Comptes débiteurs
L’automatisation des comptes clients (AR) réduit ou élimine les processus manuels et fastidieux de gestion du recouvrement, vous aidant ainsi à traiter les commandes des clients plus rapidement. Les fonctions automatisées de AR sont l’examen du crédit, la facturation, les rapprochements de paiements, les litiges et les recouvrements.
L’automatisation de votre processus de distribution de factures réduit les interruptions de papier et de flux de travail. Il vous permet également d’accéder à vos documents de n’importe où. Les fonctions qui peuvent être automatisées dans la distribution de documents sont :
- Planification – programmer des e-mails et des rappels récurrents ou non récurrents
- Pièces jointes : joignez automatiquement toutes les factures, commandes et rapports en retard dans différents formats
- Concevez des e-mails : accédez à votre propre gamme de modèles d’e-mails et concevez-la
Gestion des dépenses
L’automatisation de la gestion des dépenses est par ailleurs l’un des principaux choix faits par les équipes financières. Une application mobile de gestion des dépenses est bénéfique dans ce cas. Les fonctions qui peuvent être automatisées dans la gestion des dépenses sont :
- Correspondance : associez automatiquement les transactions par carte de crédit aux dépenses
- Suivi du kilométrage : enregistrez et soumettez automatiquement les dépenses kilométriques
- Réception des reçus : optez pour la dématérialisation en soumettant les reçus papier par voie électronique
- Approbations – accélère les processus d’approbation et de remboursement
- Détection de fraude – détecter les reçus en double
Avantages de l’automatisation des flux financiers
En tant que directeur financier envisageant l’automatisation des flux de travail, vous devez aussi prendre en compte les avantages et les défis de la mise en œuvre. Lorsqu’elle décide de mettre en œuvre l’automatisation des flux de travail, votre équipe doit comprendre les avantages qu’elle peut attendre de l’automatisation. L’automatisation du flux de travail de votre équipe financière présente de nombreux avantages :
- La productivité augmente : votre équipe produit plus, ce qui vous permet d’économiser de l’argent
- Précision : le travail est précis car l’automatisation ne laisse que peu ou pas de place aux erreurs
- Auditabilité : crée une piste d’audit électronique et rationalise le processus d’audit
- Responsabilité – évite les faux pas et documente les responsabilités
- Satisfaction au travail : votre équipe peut se concentrer sur un travail plus stratégique
- Efficacité : moins de temps consacré aux tâches manuelles et un flux de travail moins perturbé
- Visibilité : crée une vue d’ensemble des processus, ce qui permet une meilleure communication
L’automatisation des tâches monotones permet à votre équipe financière de se concentrer sur un travail plus stratégique et plus perspicace, ce qui signifie qu’elle est plus susceptible d’apprécier son travail dans son ensemble. Moins de tâches manuelles et moins d’erreurs permettront à votre équipe d’être satisfaite des résultats qu’elle a produits et contribueront à augmenter la motivation et à réduire le temps de rotation.
