Dans une enquête réalisée en 2021, 54 % des professionnels ont déclaré passer plus de temps à rechercher des documents qu’à répondre aux e-mails. La gestion de documents papier physiques est une perte de temps et empêche de nombreux professionnels de terminer leur travail à temps et au mieux de leurs capacités. De plus, plus de temps passé à parcourir les enregistrements pour trouver celui requis signifie moins de temps consacré à des activités à valeur ajoutée telles que l’élaboration de stratégies, la création, la conception et la mise en œuvre.
Le problème du papier
Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles la consommation de papier est problématique. L’un des problèmes les plus connus concernant le papier est que son processus de production est l’une des principales causes de pollution dans le monde – polluant l’air, l’eau et la terre. À cela s’ajoutent plusieurs autres problèmes liés à sa consommation :
- Coûteux : En moyenne, 50 % du papier imprimé finit à la poubelle en une journée, et les entreprises dépensent beaucoup d’argent chaque année en papier et en coûts associés, comme le stockage et la main d’œuvre.
- Facile à perdre : Les documents sont traités plusieurs fois et souvent par de nombreuses personnes, ce qui facilite la perte de documents importants, car ils peuvent être égarés pendant le traitement ou mal classés.
- Manque de sécurité : Non seulement les documents peuvent être volés, mais les incendies, les inondations et d’autres dangers peuvent également les endommager, entraînant une perte d’informations importantes.
- Perdre du temps : La saisie manuelle des données prend beaucoup de temps et, si vous ne la faites pas correctement, elle peut être pleine d’erreurs qui doivent être corrigées.
- Tueur de productivité : Les processus papier entraînent un roulement de personnel plus lent et des employés mécontents, ce qui a un impact négatif sur vos résultats.
Avantages d’un bureau sans papiers
La dématérialisation présente toute une série d’avantages. Il permet un environnement de travail plus flexible et la possibilité d’améliorer les niveaux de flux de travail et de productivité. Ci-dessous, nous évoquons les avantages les plus importants dont vous pouvez bénéficier en passant au numérique.
Économiser de l’argent
Réduire ces coûts liés au papier physique, à l’impression, à la distribution, au stockage et au traitement vous aidera à améliorer vos résultats et à investir votre argent dans des efforts de pour la croissance de votre entreprise.
Préserver l’environnement
Réduire ou éliminer votre consommation de papier a un impact significatif sur l’empreinte carbone de votre entreprise. Vous pouvez être tranquille en sachant que vous faites un grand pas en avant vers la préservation de notre planète.
Gagnez du temps
Abandonner le papier signifie que vous n’aurez pas à effectuer de processus manuels fastidieux sur papier. Vous pourrez facilement envoyer, partager, rechercher et approuver des documents.
Augmenter la visibilité
Vous pouvez visualiser vos données collectées à l’aide d’un logiciel d’automatisation pour voir les tendances et détecter les erreurs et les inefficacités. Le suivi en temps réel vous permet d’être proactif plutôt que réactif, et vous ne ferez plus attendre votre personnel pour obtenir des documents manuscrits pour compléter son reporting financier.
Une accessibilité plus facile
La dématérialisation signifie que vous pouvez accéder aux documents de n’importe où si vous les stockez dans le cloud. À l’aide d’un logiciel d’automatisation, vous pouvez également stocker des documents électroniques dans vos archives numériques, ce qui les rend simplement consultables en cas de besoin.
Une sécurité accrue
Les documents et informations confidentielles peuvent être protégés par mot de passe ou cryptés, limitant l’accès interne et externe aux données sensibles et vous alertant des menaces de sécurité. Vous éliminez le risque de perdre des documents importants stockés dans vos classeurs, tels que les incendies et les inondations.
Éliminons définitivement le papier
Après avoir examiné les problèmes liés à la quantité de papier au bureau et les avantages de la dématérialisation, vous avez toutes les raisons de commencer à prendre des mesures pour l’avenir. Maintenant que vous avez décidé d’éliminer le papier, voici quelques conseils pour savoir par où commencer :
- Trouvez une solution logicielle de planification des ressources d’entreprise (ERP) adaptée à vos besoins. Il existe de nombreux systèmes ERP différents. Microsoft Dynamics 365 Business Central est l’un des meilleurs du marché et est largement utilisé par de nombreuses petites et moyennes entreprises en France.
- Utilisez une solution complémentaire pour booster votre système ERP. Les modules complémentaires vous aideront à automatiser vos processus financiers manuels tels que la saisie manuelle des données, et vous aideront à économiser du temps et de l’argent et à augmenter les niveaux de satisfaction des employés.
- Convertissez des documents papier en documents numériques. Pour éviter que le papier n’entre dans votre bureau, inscrivez-vous pour recevoir des documents numérisés tels que des relevés et des paiements, numérisez les reçus et exigez que tous les documents entrants et sortants soient au format électronique.
Passez au zéro papier avec Horizon Consult
Horizon Consult et les solutions de Continia Software pour Business Central, vous aide à éliminer le papier et à automatiser vos processus financiers. Nous implémentons des solutions complémentaires intégrées à Business Central, éliminant ainsi le besoin d’apprendre de nouveaux systèmes sans papiers complexes afin que vous et votre équipe puissiez conserver votre méthode de travail habituelle.
Les solutions que nous proposons automatisent les tâches monotones, réduisent le papier et les erreurs et créent un espace pour une réflexion perspicace et stratégique au sein de votre service financier, augmentant ainsi la satisfaction globale au travail. Nous vous suggérons de vous rendre sur notre page de solutions pour en savoir plus sur la manière dont nous pouvons vous aider à optimiser les processus Business Central de votre service financier.
