Les employés ont tendance à dépenser trop lors de leurs déplacements professionnels, car ils n’ont pas une vue d’ensemble claire de leurs dépenses. La gestion manuelle des notes de frais pèse lourdement sur les finances de votre entreprise, ainsi que sur la productivité et le niveau de bonheur des employés. L’automatisation est un moyen infaillible de rationaliser ces processus, d’améliorer les résultats de votre entreprise et de permettre à vos employés de se sentir engagés et satisfaits de leur travail.
L’automatisation du traitement de vos notes de frais
L’automatisation de la gestion des dépenses est le processus d’automatisation de la manière dont les entreprises enregistrent, suivent et approuvent les dépenses des employés.
L’automatisation permet à votre équipe financière de gagner du temps en enregistrant et en approuvant manuellement les dépenses. Cela permet également à votre entreprise d’économiser de l’argent, car cela peut limiter les dépenses excessives en dépenses approuvées – et non approuvées.
L’automatisation facilite aussi la collecte de données que le logiciel peut analyser pour aider l’entreprise à prendre de meilleures décisions en matière de dépenses et à maintenir la responsabilité et la conformité en signalant avec précision les dépenses des employés.
Nous évoquerons dans cet article le fonctionnement de l’automatisation, de la gestion des dépenses, des avantages, des bénéficiaires, des éléments clés du succès et des étapes à suivre pour démarrer votre parcours d’automatisation des dépenses.
Processus traditionnel de gestion des dépenses
La gestion traditionnelle des notes de frais est un processus manuel basé sur papier et sur tableur. Cela prend du temps, car l’employé récupère ses reçus et dépose une note de frais au bureau, tandis que l’équipe financière traite manuellement les reçus physiques. Un processus typique de remboursement de dépenses ressemble à :
- Le salarié effectue une dépense liée à son travail.
- Ils conservent le reçu pour plus tard.
- Ils saisissent manuellement les informations, joignent leurs reçus à leur note de frais et la soumettent pour approbation.
- L’approbateur vérifie le reçu et la note de frais, s’assurant que la transaction correspond à la dépense déposée et qu’elle est acceptée ou rejetée.
- En cas d’acceptation, ils remboursent le salarié. En cas de refus, l’employé reçoit le rapport pour corrections et répète le processus.
Dans certains cas, le processus de gestion des dépenses est plus ou moins complexe, car différentes étapes peuvent être impliquées en fonction de la politique de l’entreprise, du logiciel ERP ou d’autres raisons.
Processus automatisé de gestion des dépenses
La gestion automatisée des dépenses réduit les tâches nécessaires pour mener à bien un processus de remboursement des dépenses et réduit considérablement le temps de traitement parce qu’elle est numérique et basée sur le cloud. Un processus automatisé de remboursement des dépenses ressemble à ceci :
- Le salarié effectue des dépenses liées au travail.
- Ils scannent immédiatement leur reçu avec une application qui capture automatiquement les données et les soumettent immédiatement pour approbation.
- L’approbateur vérifie le reçu et la note de frais, s’assurant que la transaction correspond à la dépense déposée et qu’elle est acceptée ou rejetée.
- En cas d’acceptation, le salarié est immédiatement remboursé. En cas de refus, l’employé reçoit le rapport pour corrections et répète le processus.
Les avantages de l’automatisation de la gestion des dépenses
Les logiciels d’automatisation résolvent certains des problèmes les plus importants en matière de gestion des dépenses, telles que la saisie manuelle des données, les erreurs, les dépenses excessives, les longs délais d’attente pour les remboursements et les activités frauduleuses.
Les principaux avantages de la mise en œuvre d’un logiciel d’automatisation dans votre entreprise :
- Élimine la paperasse – saisit facilement les reçus, éliminant ainsi le besoin de copies physiques.
- Réduit la saisie manuelle des données et les erreurs – OCR capture les informations automatiquement.
- Approbations et remboursements plus rapides : un accès instantané aux dépenses signifie un temps de traitement plus rapide.
- Visibilité accrue – un aperçu en temps réel des dépenses des employés.
- Efficacité des coûts – évite les dépenses excessives des employés et les coûts liés au travail manuel.
- Conformité accrue – des contrôles de politique intégrés empêchent l’utilisation abusive des cartes de crédit de l’entreprise.
Personnes clés qui bénéficient de l’automatisation
Votre équipe financière
Fini les coûts cachés : en simplifiant le processus de gestion des dépenses, vous disposez d’un aperçu complet du montant que les employés dépensent, de la destination et de qui le dépense. Grâce à l’automatisation, vous pouvez éliminer les tâches manuelles répétitives, qui prennent du temps sur d’autres activités essentielles. Cela vous permet d’optimiser les dépenses de votre entreprise, d’économiser de l’argent et d’encourager la croissance.
Vos approbateurs
Grâce à l’automatisation de la gestion des dépenses, les approbateurs peuvent éviter les goulots d’étranglement. Les approbateurs obtiennent un aperçu clair des dépenses qu’ils doivent encore approuver. Étant donné que les employés enregistrent immédiatement leurs dépenses, les approbateurs peuvent examiner et approuver rapidement toute demande de remboursement. Ils disposent d’une communication numérique directe et d’un historique d’interactions avec l’employé.
Vos employés
Les employés sont habitués à utiliser une technologie rapide et efficace à la maison : la déclaration et le suivi manuels des dépenses professionnelles ne sont pas leur tasse de thé. Leur offrir un moyen efficace de suivre et de déclarer leurs dépenses réduit les niveaux de frustration. Dans le même temps, une approbation et des remboursements plus rapides augmentent les niveaux de satisfaction, ce qui permet aux clients de rester concentrés et performants dans leur travail.
Cadres supérieurs
Les dirigeants souhaitent bâtir une entreprise saine et rentable. L’automatisation de la gestion des dépenses permet de maintenir les coûts à un niveau bas et d’augmenter les bénéfices tout en gardant les employés heureux et libres d’effectuer un travail plus significatif.
Les clés du succès
Avant de rechercher une solution de gestion des notes de frais, vous devez connaître les fonctionnalités clés qu’un bon logiciel d’automatisation des dépenses devrait posséder. Pour préparer votre entreprise et vous-même au succès futur, elle a besoin de :
- Évolutivité : la possibilité d’ajouter et de supprimer des utilisateurs à mesure que votre entreprise se développe
- Configuration simple – intégrée à votre système ERP actuel
- Flux d’approbation intégré : envoie les reçus directement au flux approprié pour les approbations
- Niveaux d’autorisation – accès restreint des utilisateurs aux approbations pour éviter la fraude
- Application mobile – scannez et téléchargez les reçus en temps réel
Gestion facile des dépenses pour Business Central
Nous souhaitons vous offrir la meilleure expérience d’automatisation possible à l’aide d’une solution de gestion des dépenses intégrée à Microsoft Dynamics 365 Business Central. Vous n’avez pas besoin d’apprendre un nouveau système pour automatiser votre processus de gestion des notes de frais.
Suivez les dépenses des employés en temps réel avec l’application Expense Management et le portail des dépenses basé sur un navigateur. Vos employés peuvent facilement télécharger leurs reçus en déplacement – plus de reçus perdus. Entre autres choses, les fonctionnalités incluent :
- Suivi du kilométrage
- Allocations budgétaires de voyage
- Scanner et télécharger les reçus
- Rappels automatiques
- Flux d’approbation intégré
