Dans le cas des entreprises qui fournissent le secteur public, et qui doivent emprunter le portail Chorus Pro, la facture électronique est déjà une obligation. Pour les autres, elle ne va pas tarder à le devenir. D’ici 2026 au plus tard, toutes les entreprises assujetties à la TVA, quelle que soit leur taille, devront y recourir. L’obligation de réception des factures électroniques prendra effet dès le 1er du mois de janvier 2024, tandis que l’obligation d’émettre ces factures s’échelonnera en fonction de leur taille : 1er janvier 2024 pour les grandes entreprises, 1er janvier 2025 pour les ETI et 1er janvier 2026 pour les PME et les TPE.
Pour se préparer à ce changement majeur, mais loin d’être insurmontable, voici en cinq questions l’essentiel à retenir au sujet de la facture électronique.
La facture électronique, qu’est-ce que c’est ?
La facture électronique est une notion clairement encadrée par les droits français et européen. En application du VI de l’article 289 du Code Général des Impôts, elle se définit tout d’abord comme une « facture ou un flux de factures créé, transmis, reçu et archivé sous forme électronique, quelle qu’elle soit. »
Elle se définit ensuite par son contenu (des informations et des mentions obligatoires) et son contenant (un fichier numérique). En ce qui concerne le contenu, aucun changement par rapport aux factures papier usuelles : on doit y retrouver la date, les identités du vendeur et de l’acheteur, les prix HT et TTC, etc. Quant au contenant, il peut prendre plusieurs formes : soit un fichier structuré respectant les normes d’échanges de données informatisés (EDI) reconnues par l’administration fiscale ; soit un fichier non structuré et non modifiable (généralement PDF) ; soit un fichier mixte incorporant des données structurées (directement exploitables par la machine) dans un document non structuré (plus lisible pour un humain). Le standard franco-allemand Factur-X, associant XML et PDF, en constitue un bon exemple.
Quelles sont les obligations actuelles ?
Pour pouvoir satisfaire aux contrôles de l’administration ou utiliser les factures comme éléments de preuves pour faire valoir leurs droits, clients et fournisseurs ont l’obligation de garantir durablement l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures. Pour cela, trois possibilités.
Premièrement, mettre en place un protocole EDI sécurisé. Deuxièmement, signer électroniquement les fichiers non structurés ou mixtes. Troisièmement, en l’absence de signature électronique, mettre en place une piste d’audit fiable (PAF) qui permette de démontrer la réalité de l’opération économique facturée. La PAF est une obligation de résultat ; à charge pour l’entreprise de mettre en place les moyens adaptés à leur activité. Enfin, le système d’archivage dans lequel seront conversées les factures devra lui-même être capable de garantir les trois caractéristiques clés d’intégrité, d’authenticité et de lisibilité tout au long de la durée légale de conservation (six ans pour le fisc bien qu’il soit obligatoire d’aller jusqu’à 10 ans pour couvrir les durées prévues au code de commerce ainsi que les éventuels contentieux).
Quels avantages pour mon entreprise ?
Les pouvoirs publics poussent à la généralisation de la facture électronique à la fois parce qu’elle réduit les risques de fraude et facilite les contrôles, et parce qu’elle constitue un facteur indéniable d’efficacité et de compétitivité des entreprises dans un environnement de plus en plus digitalisé. La facture électronique accélère et sécurise les transactions, réduit drastiquement la durée des processus de gestion, et limite les litiges et leur traitement. On estime que dématérialiser de bout en bout le cycle de traitement des factures, on peut en réduire la durée de 2 à 5 fois, et les coûts de 71 % (source : Capgemini).
Quelles sont les prochaines étapes ?
Le calendrier de la bascule obligatoire vers la facture électronique est arrêté : l’obligation d’accepter des factures électroniques prendra effet pour toutes les entreprises dès le 1er juillet 2024 tandis que l’obligation d’émission s’échelonnera en fonction de leur taille : 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises, 1er janvier 2025 pour les ETI et 1er janvier 2026 pour les PME et les MIC (micro entreprise).
De quels outils dois-je m’équiper ?
Au-delà des critères de sélection fondamentaux tels que, le niveau d’automatisation, l’interopérabilité, la simplicité d’utilisation ou encore le coût, la solution choisie devra être capable à la fois de capturer et automatiser 100% des factures reçues, quel que soit le format, garantir leur mise en conformité avec les règlementations en vigueur (PAF, copie fiable, archivage légal, etc.) tout en préparant le passage à la facturation électronique, de façon simple, rapide et fluide.
