La première étape vers la croissance de votre équipe financière
Nous cherchons tous des moyens de nous développer professionnellement. Pendant que nous travaillons à développer notre esprit et nos compétences, nous oublions également de penser à mettre à jour nos processus manuels. Si vos processus manuels ne sont pas optimisés, vous pourriez vous empêcher d’atteindre votre plein potentiel.
Cela est particulièrement vrai pour les équipes chargées des comptes fournisseurs. Cela représente beaucoup de temps et de ressources utilisés dans un processus manuel que le logiciel d’automatisation des factures fournisseurs peut facilement optimiser.
Avantages de l’automatisation du traitement des factures fournisseurs
Le logiciel d’automatisation des factures fournisseurs résout sans effort certains des défis les plus importants auxquels les équipes de comptabilité fournisseurs sont confrontées. Le traitement des factures est fastidieux et prend du temps en raison de la saisie manuelle des données, de la correction des erreurs, du tri de la documentation physique et de l’attente que les collègues approuvent les documents.
Les principaux avantages du traitement automatisé des factures fournisseurs sont :
- Temps de traitement réduit
- Volume de paperasse réduit
- Erreurs réduites
- Temps d’attente d’approbation réduit
- Productivité accrue
- Visibilité accrue
- Économise de l’argent
L’adoption de l’automatisation à l’aide d’un logiciel élimine la réception de factures papier physiques et déplace tout vers une plate-forme centrale en ligne, à laquelle les employés peuvent aisément accéder de n’importe où. Cela réduit votre besoin d’embaucher davantage de personnel pour faire face au volume élevé de paperasse. Cela permet également de réduire le temps consacré au traitement des factures, vous permettant ainsi de vous concentrer sur des efforts plus stratégiques.
Les défis de l’automatisation du traitement des factures fournisseurs
Tout d’abord, nous devons examiner ce qui empêche les entreprises d’adopter l’automatisation du traitement des factures comme outil. Les cinq principales raisons pour éviter d’adopter une solution d’automatisation des factures fournisseurs :
- Manque de budget.
- La mise en œuvre et la formation prennent trop de temps.
- Priorités techniques concurrentes.
- Leurs processus actuels fonctionnent.
- Problèmes de sécurité liés à l’adoption de nouveaux logiciels.
Le coût de mise en œuvre d’un logiciel d’automatisation peut être dissuasif, mais considérez-le comme un investissement qui finira par être rentable et vous aidera à générer des bénéfices. Une formation et une mise en œuvre sont nécessaires ; cependant, lorsque vous explorez vos options, choisissez un logiciel intuitif. Oui, la mise en œuvre prend du temps, mais c’est parce qu’elle est personnalisée en fonction des besoins de votre entreprise : l’automatisation des comptes fournisseurs est rarement une solution universelle.
Il peut y avoir des priorités techniques concurrentes, mais nous vous suggérons d’investir dans l’automatisation dès que possible, car elle vous permet d’investir votre énergie dans des tâches plus impactantes. Vos processus actuels peuvent fonctionner, mais cela ne signifie pas qu’ils sont efficaces. En ce qui concerne les problèmes de sécurité, le logiciel d’automatisation des factures fournisseurs augmente la visibilité et la sécurité contre les menaces de fraude et alerte les utilisateurs des failles potentielles de sécurité.
Principales caractéristiques
Lors de l’adoption d’un logiciel d’automatisation comme Continia Document Capture, vous devez examiner les processus que vous devez optimiser. Les principales fonctionnalités d’un logiciel d’automatisation des factures sont :
- Capture de données – reconnaît automatiquement les données et les place dans les champs appropriés
- Approbation – envoie automatiquement les approbations au flux approprié
- Validation ou correspondance – faites correspondre et détectez automatiquement les incohérences dans les documents
- Suivi des factures – suivez automatiquement le processus de facturation
- Archivage – archivez automatiquement les paiements effectués et accédez-y à tout moment
- Analytics – collecte et analyse automatiquement les données
- Sécurité : alerte automatiquement tous les utilisateurs des menaces de sécurité
Différentes sociétés proposent divers produits couvrant une gamme de processus. Le meilleur logiciel de traitement automatisé des factures possédera toutes les fonctionnalités ci-dessus d’une manière ou d’une autre : plus tôt, vous numériserez votre service financier, plus il sera facile de vous concentrer sur la croissance de l’entreprise et des employés.
Les incontournables pour réussir
Si vous ne cherchez pas à mettre en œuvre un logiciel complet, il existe quelques éléments indispensables dans tout logiciel que vous envisagez pour tirer le meilleur parti de l’automatisation de vos factures fournisseurs :
- Reconnaissance optique de caractères (OCR) – permet la capture automatique des données.
- Priorisation de l’IA – permet l’approbation et le paiement automatiques dans les cas de paiement récurrents ou si un montant est inférieur à un numéro spécifique.
- Dans le cloud : stockage centralisé qui permet un accès à distance pour des approbations plus rapides.
- Accès mobile – permet une approbation en déplacement.
- Conformité légale – permet le traitement des factures conformément aux normes spécifiques au pays ou au secteur.
Ce sont les bases nécessaires pour réussir votre parcours d’automatisation de vos factures fournisseurs et permettre à votre équipe d’utiliser son temps sur des activités commerciales plus pertinentes et à valeur ajoutée.
Investissez aujourd’hui dans l’automatisation financière pour la croissance de demain
Il n’y a jamais eu de meilleurs moments que maintenant pour investir dans l’automatisation financière de votre équipe. Investir dans l’automatisation du traitement des factures peut réduire vos tâches manuelles jusqu’à 90 %, vous permettant ainsi de conserver votre avantage concurrentiel sur le marché et d’orienter votre service financier vers des activités plus rentables.
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Document Capture automatise l’ensemble de votre processus de comptabilité fournisseurs, en automatisant les tâches monotones, en réduisant le papier et les erreurs et en créant un espace pour une réflexion perspicace et stratégique au sein de votre service financier – augmentant ainsi la satisfaction globale au travail et créant de la valeur.
